Underhållsplanen: 4 fel som oväntat många brf:er gör

Planima är ett webbaserat planeringsverktyg där brf:er enkelt kan skapa och jobba med sin underhållsplan. Läs mer om Planima för brf:er här. Vi har snappat upp fyra vanliga fel som många gör med sin underhållsplan. Läs dem och slipp begå samma misstag!

Fel 1: Planen är för kort

Föreningen ska förvalta sin fastighet tillsvidare och därför är långsiktig planering väldigt viktig. Vissa projekt såsom stambyten, fasadrenoveringar eller takbyten kan vara väldigt kostsamma och därför krävs det att ni börjar förbereda er ekonomiskt väldigt långt i förväg. En underhållsplan på 10 år, något vi ser ofta, är olämplig eftersom många av de riktigt stora kostnaderna inte syns. Styrelsen riskerar därför att sätta avgiften alldeles för lågt. Efter några år framkommer oundvikligen ett stort och dyrt underhållsbehov, som ett stambyte, och plötsligt saknas det stora belopp i planeringen.

Resultatet kan bli avgiftshöjningar och en stor utmaning att hantera för den stackars styrelse som saknar en tillräckligt lång planering. 30 år är rekommenderat, men många brf-förvaltare och konsulter siktar nu ännu längre och använder 50 år som standard. Om ni ändå investerar i en ny underhållsplan kan 50 år absolut vara en god idé: då kan ni vara säkra på att slippa obehagliga överraskning för väldigt lång tid framöver.

Fel 2: Underhållsplanen är för detaljerad

Det kan vara lockande att skriva in varenda liten lås-smörjning och filterbyte i underhållsplanen. Tänk vilken koll ni kan få! Tyvärr brukar det resultera i att ni bygger en “monsterplan” med hundratals underhållsåtgärder och kostnader. Det blir svårt att hitta i underhållsplanen och krångligt att jobba med den. Ganska snabbt kommer den falla i glömska och arbetet med att lägga in alla detaljer är bortkastat.

Tänk istället på projektnivå. Vad är de stora och dyra projekten som behöver göras och som ni behöver köpa in från entreprenörer? Småsaker som er fastighetsskötare gör eller som ni hanterar på städdagarna behöver oftast inte finnas i planen. De hanteras bättre på annat håll och kostnaderna kan läggas in som en klumpsumma för löpande underhåll i budgeten varje år.

Exempel på underhållsplan i Planima.

Fel 3: Ni använder Excel

Detta är ett känsligt ämne för många. Excel är bra på många sätt, men när det gäller underhållsplanering saknas både användarvänlighet och funktioner som behövs för att planen ska bli korrekt och enkel att jobba med. Bara en så enkel sak som att få till kostnadsberäkningarna rätt i en brf-underhållsplan kräver ingående Excel-kunskaper, något som inte alla har. Att dessutom få en underhållsplan att bli greppbar och överskådlig för människor utan ekonomi- och fastighetsutbildning är väldigt svårt.

Om ni har en Excel-guru i styrelsen är det givetvis toppenbra, men när hen flyttar så kommer er fina Excel-plan snabbt bli obrukbar och falla i glömska. Som tur är finns Planima och andra enkla verktyg som är enklare att använda och som erbjuder smarta tidsbesparande funktioner.

Fel 4: Ni jobbar inte aktivt med planen

Underhållsplanen blir bara användbar om den används. Den ska alltid vara uppdaterad med kommande års planering och kostnader så den kan användas som beslutsunderlag på styrelsemöten och som underlag till nästa års budget. Allt ni genomför ska läggas in i en historik så nuvarande och kommande styrelser kan se allt som gjorts och vad det kostade. På så vis kan nya styrelseledamöter snabbt sätta sig in i styrelsearbetet och få lika bra koll på fastigheten och ekonomin som övriga i styrelsen. Något som hela föreningen vinner på!

För att minska risken för att planen inte används aktivt: tänk på Fel 2 och 3 ovan! En lagom detaljerad plan och ett planeringsverktyg som är enkelt att använda ökar chanserna dramatiskt för att planen kommer till användning.

Med Planima är det busenkelt att skapa och jobba kontinuerligt med er underhållsplan. Testa själva! Prova Planima gratis i 14 dagar här.